Guten Tag und herzlich Willkommen zu diesem Webinar schön, dass sie heute dabei sind mein Name ist Miriam Brunner ich bin zuständig für das Marketing bei ATP Deutschland und heute ihre Moderatorin. Bevor wir anfangen, habe ich noch ein paar kurze Anmerkungen zum Ablauf für Sie. Wir zeichnen dieses Webinar auf den Link zur Aufzeichnung schicken wir ihnen im Nachgang zu. In der Ressourcenliste, die sie auf Ihrem Bildschirm sehen kann, finden Sie die Folien zu diesem Webinar und ergänzende Unterlagen und Informationen. Ganz wichtig stellen Sie gerne Ihre Fragen über das Chatfenster, das Sie ebenfalls auf Ihrem Bildschirm sehen. Wir beantworten die Fragen am Ende dieses Webinars, falls die Zeit nicht ausreichen sollte, melden wir uns im Nachgang direkt bei und damit darf ich eben auch schon meinen Kollegen und heutigen Gesprächspartner vorstellen. Bei mir ist heute mein Kollege Johannes Schwarzer. Johannes ist Manager, Compliance bei IP in Deutschland und Polen. Schön, dass du da bist. Wir sprechen heute über Trends, Herausforderungen und Verbesserungschancen beim Thema Hr Compliance. Ziel ist es eben, eine neue Perspektive zu geben, wie Ihre Organisation die Compliance Herausforderungen im HR Bereich bewältigen und aus der Pflicht, die ist ja normal ist, eine Möglichkeit machen kann. Um Kosten zu reduzieren, um ihre Mitarbeitenden zu binden, um ihre Effizienz zu steigern. Vielen dank, Miriam auch von mir nochmal einen guten Tag und herzlich willkommen. Einen Teil nehmen nun Kosten reduzieren, Mitarbeiter binden und Effizienz steigern wollen wir doch eigentlich immer. Aber warum ist das gerade bei HR in Verbindung mit Compliance relevant? Ich behaupte einfach mal, dass sie nicht hier wären, wenn sie nicht der gleichen Meinung sind wie viele der Ansprechpartner in unseren Projekten veron und hr Prozesse werden immer komplexer und schwieriger. Wenn sie in mehreren Ländern vertreten sind, gelten nicht nur die Lokalen, sondern natürlich auch die länderspezifischen Regeln und die entwickeln sich ständig. Sie müssen nicht nur ihre Belegschaft verwalten und unter Rücksicht auf unterschiedliche Gehaltsniveaus und Währungen bezahlen, sondern eben auch Gesetze und Vorschriften einhalten. Die Regelungen werden immer mehr. Ich nenne hier an der Stelle nur die Regelungen zur Welt 19 oder in Deutschland zum Beispiel im Betriebsrentenstärkungsgesetz, womit im letzten Jahr eben allein in Deutschland schon wieder jede Menge. Neue Vorschriften dazugekommen sind. Die Anforderungen variieren variieren natürlich in jedem Land es gibt unterschiedliche Fristen und Vorgaben und die sie einhalten müssen und Änderungen passieren nicht ausschließlich zum Jahreswechsel, sondern unter Umständen eben auch unterjährig und nicht alles davon kündigt sich lange vorher an. Wenn sie zurückdenken 2 Jahre nehmen wir mal die Kurzarbeit beziehungsweise Guck genannt. Die gab es durchaus schon vor Corona. Die meisten von ihnen werden Sie wissen, aber viele mussten uns vielleicht auch nicht, also ganz ehrlich zu sagen ich selber hab von Kurzarbeit wirklich auch ist erst im Zusammenhang mit Corona gehört, aber mit einem Tag auf den anderen haben sich eben fast alle Unternehmen damit beschäftigen müssen. Unternehmen jeglicher Größe, kleines Unternehmen bis eben zur größten Konzernen das heißt, überall musste die Maschinerie beginnen, sich zu drehen, Regelungen analysieren, Prozesse anpassen und absichern. Ich nehme es vorweg für uns bei der ATP ist Kurzarbeit nur eine Lohnart von vielen. Und wir haben innerhalb weniger Wochen Hunderte Kunden tatsächlich dieser Lohnart eingerichtet, sodass. Jeder unserer Kunden durchaus eben in der Lage gewesen ist, nahtlos die Bezahlung und die das Anstellen der eigenen Mitarbeiter fortzuführen. Aber auch das Infektionsschutzgesetz hat uns alle von einem Tag auf den anderen Betroffenen mit verschiedenen Regelungen und hier wurden von der ATP Webinare angeboten geboten, die von mehr als 1000 Teilnehmern gebucht worden sind. Wir sind gerade ganz am Anfang des Seminars, aber wir würden gerne schon mal etwas über sie und ihre Compliance Herausforderungen erfahren, und wir werden dann unsere Videos ausmachen, einfach um Bandbreite zu sparen. Genau und zwar wissen wir sehr gerne von ihnen was ist denn momentan ihre größte Compliance Herausforderung für ihr Unternehmen ist es eventuell, der Mangel an Ressourcen, um den Überblick über lokale, regionale und länderspezifische Vorschriften bei der Compliance zu behalten. Oder ist es ein Mangel an Transparenz, wenn wir an die Daten über ihre unter Umständen globale Belegschaft denken? Oder aber ist es die mangelnde Anpassungsfähigkeit an plötzliche Änderungen, was sich dann auch unter Umständen auf ihre Geschäftskontinuität. Auswirken kann kann natürlich auch sein, dass alles für sie zutrifft, ich würde sie einfach bitten zu klicken, und dann schauen wir uns gleich mal die Ergebnisse an. Heute verschiedene Teilnehmer aus verschiedenen großen Unternehmen dabei. Von daher bin ich mal ganz gespannt auf die Ergebnisse, die wir testen werden. Okay, und das ist ein klares, Fifty, Fifty heute also es sind tatsächlich die mangelnden Ressourcen, das heißt der fehlende Überblick über die lokalen, regionalen oder auch dann, wenn sie in vielen Ländern aktiv sind, Vorschriften zu Compliance im HR Bereich und tatsächlich die Hälfte aller heutigen Teilnehmer sagen uns, dass alles auf sie zutrifft. Das heißt, das ist wirklich. Ein brennendes Thema für Sie? Schön, dass Sie da sind. Johannes. Ja, ich gehe absolut konform. Die erste Antwort hat sich ja auf Ressourcen bezogen. Man könnte aber auch die zweite und Dritte beantworten mit Ressourcen in Verbindung bringen, also mehr Ressourcen kann ich auch mehr Herausforderungen stemmen? Mit genügend Fachkräften kann ich entsprechende Mängel eben ausgleichen. Aber wir haben momentan nicht nur in Deutschland, sondern weltweit mindestens 2 Probleme. Das eine ist der allgemeine Fachkräftemangel. Und? Zweitens ist hr nicht das Kerngeschäft ihres Unternehmens? Ich gehe also davon aus, dass sie. Sie persönlich eben nicht ohne Ende stellen ausschreiben dürfen, um diese entsprechenden Herausforderungen zu bewältigen. Mit den vorher genannten Punkten haben haben wir aber ja schon gezeigt, dass Compliance eigentlich schon ein Vollzeitjob ist, den man eben nicht nebenher macht und je nach Aufstellung ihres Unternehmens kann das eben auch nicht nur eine Person allein tun. Mit diesem Problem sind sie aber auch nicht alleine wir haben uns mal Studien angesehen, und zwar aus einer Zeit, als noch keiner mit Corona gerechnet hat. Damals war es schon so, dass also 3 Viertel der Unternehmen davon ausgingen, dass regulatorische Anforderungen und Informationen in den nächsten 12 Monaten zunehmen werden, sodass zusätzliche Saucen nötig werden, dass zusätzliche Ressourcen zugeteilt werden müssen. Dann kam Corona und spätestens damit hatten natürlich alle Recht. 89% der befragten Unternehmen erwarten bereits damals auch, dass die Compliance und Sicherheitsbudgets erhöht werden, eben aufgrund der steigenden Herausforderungen oder dass sie zumindest gleich bleiben würden. Also nur 11% gingen davon aus, dass das Budget gekürzt werden würde. Sie gingen aber ebenso davon aus, dass die Compliance weiterhin trotz des erhöhten Budgets zu den größten Herausforderungen zählen wird. Compliance hat vielleicht auch. Die Problematik, das ist ein sehr, sehr allgemeiner Begriff. Ist, wenn sie Mediziner fragen nach Compliance, dann antworten die Nähe des, ob der Patient richtig mitmacht, also seine Medikamente pünktlich nimmt usw, wenn Sie Compliance im wirtschaftlichen Bereich oder eben im juristischen Bereich sogar fragen, dann geht es dann natürlich um die Einhaltung von Gesetzen. Ja, mit Gesetzen sind wir direkt beim nächsten Punkt, also während ihrer Entgeltabrechner früher mehr oder weniger nur vom Brutto nach Netto rechnen mussten, müssen sie heute eben Gesetze interpretieren. Jede Regierung verspricht natürlich immer wieder im Wahlkampf Vereinfachungen. Was ist aber in der Regel die Folge davon? Ja, es gibt Vereinfachungen, aber nur für bestimmte Personengruppen. Das heißt in der Regel haben sie einfach mehr Ausnahmen von den. Trotzdem weiter auch bestehenden Regeln, also, dass irgendwelche Regeln abgeschafft werden, ist extrem selten. Das heißt, das wissen, was man braucht, wächst ständig weiter. Stellen sie sich jetzt bitte die Frage wie wird Ihr Unternehmen diese Anforderungen? Fortlaufend erfüllen. Verfügen sie aus Ihrer Sicht über ausreichende Ressourcen für dringende und unerwartete Änderungen und Anforderungen? Angenommen, sie gehören jetzt auch zu denen, die ein Budget bekommen. Wie setzen Sie dieses angemessen ein? Könnten Sie das mit der Begründung? Compliance auch ohne weiteres in eine Chance verwandeln oder? Wenn sie ehrlich zu sich sehen, ist es mehr oder weniger eine ja ok. Damit können wir gerade so die Herausforderungen stemmen, die wir haben. Miriam, Du hast noch weitere Ergebnisse aus der Umfrage richtig? Das lohnt und zwar im Hinblick auf die Systematik, die Compliance im HR Bereich, bei der Entgeltabrechnung genauso wie beim HR Management wird oft dadurch erschwert, dass die Unternehmen keine integrierten Systeme oder automatisierte Prozesse nutzen. Das wissen Sie unter Umständen besser als ich. Viele Unternehmen nutzen nach wie vor keine Cloud basierten Systeme für die Gehaltsabrechnung, die in die schon vorhandenen HR Plattformen integriert sind. Neben der fehlenden Integration. Auch die Zusammenarbeit mit mehreren Anbietern unter Umständen Herausforderung. Hast du schon zu isolierten Prozessen unter Umständen und zu Fehlern und schlimmstenfalls zu kosten, wenn die Compliance nicht eingehalten wird? Hinzu kommt, dass ihr Unternehmen und ihre Mitarbeitenden bei diesen Voraussetzungen nur schlecht bis gar nicht vor Fehlern, Cyberkriminalität oder Datenmissbrauch schützen können. Um all das anzufangen das oder ein paar Erteilung, wo sie administrativer Aufwand notwendig und dadurch bleibt natürlich dann weniger Zeit für die eigentliche strategische Hr Arbeit, dass sie zum Beispiel gute belastbare Daten und Einblicke liefert oder als Basis für wichtige Geschäftsbeziehungen. Tatsächlich nannten bereits vor der Pandemie Situation 59% aller in einer Studie der ABC befragten Führungskräfte zu viele ineffiziente manuelle Prozesse als die größte Hürde im Hinblick auf die erfolgreiche Umsetzung strategischer HR Initiativen. Machen wir mal die Verknüpfung zu unserem Thema Hr Compliance ist ihnen zum Beispiel bewusst, wie viele Behelfslösungen ihre Organisation allein für das HR Compliance Management tatsächlich nutzt? Ja, auch dazu sagen die Studien etwas aus. Wir haben uns den Cost of Compliance Report von 2019 angesetzt angesehen und gemäß dieses Reports werden bis zu 8 Stunden pro Woche für die Erstellung und Anpassung von Berichten aufgewendet. In der Regel treten wir beständig von Excel, wenn jemand besser die Formen kann und dann geht es ein bisschen schneller, wenn jemand Zellen umsortieren muss, dauert es eben entsprechend länger. Wenn Du von Compliance sprechen, ist Risikobewertung auch nicht weit und damit irgendwo auch die Business resiliency beziehungsweise die Business Kontinuität. Mehr als 91% der Befragten in einer der Umfrage in einer Umfrage der EC gaben hier an, dass es bei ihnen zwischen 2016 und 2018 schon zugesetzt Geschäftsunterbrechungen kam. Dabei handelt es sich nicht nur um typische Dinge wie Naturkatastrophen, Überschwemmungen oder Erdbeben. Sondern diese Geschäftsunterbrechungen wurden durch eigentlich geplante Prozesse also durch neue Technologien, neue Produkte oder Dienstleistungen, neue Modelle verursacht. Jede neue Änderung stellt die meisten Unternehmen vor eine Herausforderung, auch wenn man Change Management eigentlich beherrscht. Kommunikation. Testen dann ersten Roller aber trotzdem ist es immer irgendwie was Neues. Noch mal zurück zu den Naturkatastrophen? Es lässt sich mit arbeiten, ja vielleicht schon noch erklären, dass das Gehalt diesen Monat später kommt, weil. Ich sag jetzt mal ganz Lachs, weil der Computer abgesoffen ist Stichwort Ausfall Sicherheitssystem Verfügbarkeit aber. Wie reagieren ihre Arbeitskräfte darauf, wenn sich die Periode verschiebt, nur weil zum Beispiel die Umstellung auf ein neues System nicht so geklappt hat, wie sie sich das vorgestellt haben? Wahrscheinlich eher mit Unverständnis. Zurück zur Compliance. Allgemein auch hier haben wir, wie vorhin schon angesprochen, ständig Änderungen an Vorschriften und Richtlinien zugegeben viele dieser Änderungen kommen nicht so plötzlich wie in einer Naturkatastrophe. Und verursachen verursachen damit weniger Probleme. Einfach weil wir sie erwarten, weil wir uns darauf vorbereiten können. Wenn aber Unvorhergesehenes passiert gerade ein Unternehmen auf den Schwierigkeiten? John einmal kurz über die Grenze nach Polen. Vielleicht haben sie mitbekommen, dass es dort Anfang dieses Jahres genau dieses Problem plötzliche Änderungen im Bereich Peron gegeben hat. Die Regierung hatte angekündigt, dass sie neue Steuergesetze erlassen wollen. Aber das, was Anfang Januar tatsächlich herauskam, sich von den bislang bekannten Entwurf deutlich ab. Grundsätzlich ist das schon mal der Horror für alle Verdienstabrechnung. Jetzt hat die Regierung aber kurz darauf festgestellt, dass das, was sie da veröffentlicht haben und was dann eben umgesetzt wurde. Über Nacht und übers Knie gebrochen dass das nicht so funktioniert hat, wie sie sich das vorgestellt haben und seitdem ist die Regierung am rotieren. Nicht nur gedanklich, sondern zum Teil auch personell, um hier wieder Ordnung reinzubekommen. Also einfach nur ein Beispiel, was wir wirklich live erlebt haben und ja, auch hier kurz mit 19 nicht wieder nur als Stichwort. Ok, Schluss mit den Katastrophen die Erfahrung hat einfach auch gezeigt, dass selbst vorhersehbare Änderungen wie auch zum Beispiel die Expansion in ein neues Gebiet mit neuen Compliance Anforderungen. Einhergehen und doch auch immer wieder Probleme zubereiten scheinen. Wie können also Sie dafür sorgen, dass plötzliche wie auch geplante, aber große Änderungen sich nicht negativ auf die Fortführung ihrer Geschäfte oder ihre Compliance auswirken? Unser Ansatz dazu wäre überdenken sie ihre Entgeltabrechnungs und hr Systeme. Was wäre, wenn Sie ihre Hr Compliance Herausforderungen in Chancen verwandeln könnten? Das ist das Thema unseres heutigen Webinars, und zwar in Chancen, um ihre Kosten zu senken, ihre Kerngeschäfte voranzutreiben, ihre Mitarbeitenden zu binden einfach, indem sie ihre Hr Compliance durch die Zusammenarbeit mit passenden Partnern sicherstellen. Wir gehen gleich auch die Chance, meinen Compliance Management ein vor interessiert uns aber, was sie sich eigentlich von der HR Compliance wünschen, deshalb noch einmal kurz die Bitte an Sie wählen Sie die für sie treffende Antwort aus zur Frage Was wünschen Sie sich von HR Compliance? Was ist für sie in Ihrem Unternehmen am wichtigsten? Das ist die Steigerung der Transparenz durch bessere Einblicke in die Personaldaten, die sie haben auch länderübergreifend, wenn sie in mehreren Ländern aktiv sind. Ist die nahtlose Integrierung von Compliance in P olen Prozesse, um Risiken zu reduzieren oder sogar auszuschließen, ist es die Anpassungsfähigkeit und damit auch verbunden eine Sicherheit durch Compliance im HR und payroll Bereich oder treffen auch hier wieder alle genannten Punkte für sie zu, klicken Sie jetzt und dann gucken wir gleich auch wieder auf die Ergebnisse. Und da ist es nicht ganz so aufgeteilt wie meine ersten kleinen Befragung 40% der Teilnehmer sagen, es ist tatsächlich der Dateneinblick, also eine bessere Transparenz, die sie sich wünschen. 20% wünschen sich eine Anpassungsfähigkeit, also das ist das, was wir ja auch in der Pandemiesituation erlebt haben dass viele Unternehmen eben erstmal alles auf ihre Play mol. Konzentrieren mussten im HR Bereich, um einfach sicherzustellen, dass die Bezahlung der Mitarbeitenden weiter korrekt und pünktlich erfolgen kann und 40% sagen alles trifft zu aufstehen. Okay, wir sehen Sie finden sich in den Antworten wieder. In allen Punkten geht es ja eigentlich wieder um besseren Informationsfluss. Sie kennen auch die Forderungen unternehmen müssen sich in Echtzeit an regulatorische Änderungen anpassen können. Im Begriff Echtzeit ist eines der Schlagworte, die uns immer häufiger begegnen, wenn es um den Einsatz von Technologie geht sogar tatsächlich unerlässlich, dass sie nicht erst im Nachhinein auf Änderungen reagieren können per Bereich oder im HR Bereich. Sie benötigen die Technologie, die stets konform bleibt, die nicht andauernd von der.it Abteilung überarbeitet werden muss, sondern sich quasi automatisch und unmittelbar an eine regulatorische Änderung anpasst, so Zidane auftritt. Wenn Sie mit einem Partner zusammenarbeiten, der über die Erfahrungen und Ressourcen verfügt, die sie für die Entgeltabrechnung benötigen, können sie sich in Echtzeit an regulatorische Änderungen anpassen. Wir haben vorher kurz über dieses Thema gesprochen, die nicht integriert sind und ihnen dadurch mehr Aufwände verursachen können. Die Verwaltung von Richtlinien, Änderungen und wichtigen Ereignissen ist mit integrierten Systemen viel einfacher. Dann ziehen Echtzeit Anpassungen in einem Bereich des Systems eben keine Anpassungen in anderen Teilen nach sich. Noch einfacher wird es, wenn sie Experten haben, die sie im Voraus auf auf bestehende Änderungen hinweisen und dann auch durch diese leiten können. Okay, die Schwierigkeiten, aber eben auch die Chancen, welche die Verpflichtung zur Compliance mit sich bringt, haben wir gezeigt sie erinnern sich noch mal an meinen Satz, den ich vorhin gesagt habe. Die meisten der genannten Herausforderungen kann man ja mit genügend Fachkräften ausgleichen. Für die einzelnen Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung und im HR Bereich würde es eben immer schwieriger werden, auf dem Laufenden zu bleiben, also stets über die erforderlichen Kenntnisse zu verfügen, um die Compliance zu verfolgen und sicherzustellen. Und auch hier wieder gilt, ist ihr Unternehmen in mehreren Ländern aktiv, verschärft das die Situation natürlich. Steuergesetze arbeitsrechtvorschriften. Die variieren von Land zu Land aber teilweise eben auch innerhalb verschiedener Regionen eines Landes. Es ist praktisch undenkbar oder unmöglich, dass ein oder 2 Mitarbeiter im Hereich mit den zahlreichen Gesetzen Vorschriften und Änderungen. In den Verantwortungsbereich Schritt halten können, da Kenntnisstand, der für die HR Compliance erforderlich erfordert, einfach Spezialisten mit umfassendem Fachwissen zu den betroffenen Geschäftsgebieten. Aber die Anstellung globaler Compliance Spezialisten also zum Beispiel entsprechend ausgebildeter Juristen oder eben auch interne Experten ist einfach kostspielig. Klar, wer viel kann, der verlangt auch viel. Also das Portfolio, was gefordert wird, können Sie klar von. Einer spezialisierten Entgeltabrechnungs Organisation erwarten eine Organisation, die also Experten hat, die. Sogar eng mit den Regulierungsbehörden zusammenarbeiten, wozu dann nicht zuletzt auch das Mitwirken an der Gesetzesgestaltung gehört unsere Entwickler tatsächlich sind vertreten in Arbeitskreisen, in denen genau diese Formulierung. Von Gesetzen geschieht. Das heißt. Wenn Sie eine solche entgeltabrechnungs Organisation einsetzen, können eben Spezialisten mit den nötigen Fachkenntnissen für sie die zeitaufwendige Compliance Arbeit übernehmen oft durch integrierte Systeme. Durch Funktionen, die in den Systemen vorhanden sind, automatisierte Reports und ähnliches mehr. Damit schaffen Sie mehr Zeit für die strategische Arbeit und sie können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, nämlich für ihre Leute da zu sein. Wenn du jetzt nochmal an das Kerngeschäft Ihres Unternehmens denken und die Entwicklung der letzten Jahre betrachten, technologisch zum Beispiel, aber eben auch geschäftlich gehe ich davon aus, dass sie fortlaufend an Effizienz, Steigerung, Digitalisierung, auch finanzstarken Schlagwort und eben Automatisierung arbeiten. Dabei geht es. Nicht in erster Linie, um Menschen durch Maschinen zu ersetzen, sondern eben vielfach auch. Um Fehler zu vermeiden. Können Sie jetzt von sich sagen? Diese Entwicklung haben sie auch mit ihrer Hr Abteilung mitgemacht Hr Abteilungen wie gesagt nicht unbedingt das Kerngeschäft ihres Unternehmens, dementsprechend mit vergleichsweise wenig Leuten besetzt. Und schon gar nicht mit zum Beispiel den Prozess optimieren oder Digitalisierung, Digitalisierung Experten Fakt ist ja, wenn sie wiederkehrende Tätigkeiten durch Automatisierung ersetzen, machen Sie ihre Ressourcen frei für Probleme, die tatsächlich Krebs erfordern, also höherwertige Tätigkeiten. Also haben Sie das Geld und die Zeit, solche Veränderungen, Automatisierung, Digitalisierung, effizienzsteigerungs in ihrem Bereich voranzutreiben und selbst wenn sie sagen für die wiederkehrenden einfachen Tätigkeiten habe ich jemanden, den ich günstig bezahlen kann. Praktikanten sollen schließlich auch ihre Daseinsberechtigung haben. Werkstätten vielleicht aber wie gerade eben schon gesagt die Automatisierung manueller Prozesse reduziert eben auch immer das Risiko und das Risiko von Fehlern und damit das Risiko der Nichteinhaltung der rechtlichen Compliance. Wir haben 2020 Forrester Consulting mit einer Analyse der IP Global Peru Lösung beauftragt und eines der Ergebnisse dieser Studie ist, dass Unternehmen ihre Entgeltabrechnung und hr Systeme automatisiert und integriert. Vor allem haben ihre Effizienz und Compliance steigern konnten. Ich möchte hier eine Führungskraft zitieren aus dieser Befragung, die damals stattgefunden hatte, und zwar, sagt der Ansprechpartner damals, wir waren endlich in der Lage, Schlüsselprozesse wie Bonus und anwesenheits Zahlungen zu standardisieren. Herausforderungen bei der Softwareperformance zu bewältigen und unsere Abhängigkeit von internen.it Ressourcen zu verringern. Wir stellten eine unmittelbare Verbesserung bei der Compliance bezüglich der Zahlungsvorschriften im Inland fest, wodurch unter und Überzahlungen reduziert wurden. Verbesserungen erleichterten nicht nur die Entgeltabrechnung, sondern verbesserten auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die Partnerschaft mit einem Anbieter für ihre Entgeltabrechnung und ihr HR Management können Sie also Workflows automatisieren, Daten in einem System of Record konsolidieren und die Compliance nahtlos mit dem Informationsaustausch verknüpfen. Nehmen wir noch einmal das Beispiel der Pandemiesituation? Unsere Kunden konnten sich durch die integrierten und automatisierten Systeme schnell an die notwendigen neuen flexiblen Arbeitsbedingungen anpassen. Wir selbst bei RDP arbeiten jetzt Spuren seit 2 Jahren im Home Office. Wir wissen jedoch auch, dass Unternehmen, die mehrere unterschiedliche Systeme parallel im Einsatz hatten, sehr große Probleme hatten die Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeitenden jeden Monat korrekt und pünktlich abzuwickeln. Johannes hat eingangs die Kurzarbeit angesprochen, die gab es schon vor Corona, aber mit einem Tag auf den anderen haben sich fast alle Unternehmen damit beschäftigen müssen. Das heißt, überall muss die Maschinerie beginnen, sich zu treten. Regelungen mussten analysiert, Prozesse angepasst und abgesichert werden. Johannes sagt das bereits für alle. P ist Kurzarbeit nur eine Lohnart von Birnen und wir haben in wenigen Wochen Hunderte Kunden einrichten können in dieser neuen, damals so wichtigen. Ja, wie finden Sie jetzt für sich den richtigen Partner? Ein guter Schritt ist natürlich jetzt schon mal dieses Seminar Spaß beiseite, wie bereits gesagt, ist der einfachste und bei weitem effizienteste Ansatz die Nutzung integrierter Systeme, die Compliance Aufgaben im Prozess automatisieren, den Bericht aufnehmen und damit eben auch kommunizieren können. Sie können Belegschaften. Ihres gesamten Verantwortungsbereichs eben auswerten. Und dementsprechend auch nötige Meldungen zum Beispiel pünktlich tun. Nicht alle Lösungen oder Partner für Gehaltsabrechnungen können aber die Compliance effektiv mit komplett integrierten Systemen verwalten und schon gar nicht auf globaler Ebene. Einige potenzielle Partner für die Gehaltsabrechnung sind möglicherweise nicht in der Lage, ihre Systeme in ihre bereits vorhandene HR Software zu integrieren. Andererseits manchmal ist ein solches Lift and Shift auch gar nicht zu empfehlen und trotzdem wird es versprochen, sie sollten hier also wert auf eine entsprechende Beratung legen, wo wirklich individuell geschaut wird. Was haben Sie im Einsatz? Wie kann das verknüpft werden oder eben auch nicht, weil es nicht sinnvoll ist, kommt eben darauf an, was man vorfindet. Wieder andere Anbieter dieser Services verfügen vielleicht nicht über die notwendige Erfahrung. In. Ihrem spezifischen Gebiet oder ihrer Branche auch das ist eben durchaus relevant, je nachdem, inwiefern sie zum Beispiel Freelancer beschäftigen sehr viel Teilzeit oder eben auch andere Arbeitszeitmodelle. Worauf sollten Sie also im Auswahlprozeß achten? Zuallererst für allererst empfehlen wir. Betrachten Sie mal ihre kompletten Bedingungen Bemühungen nicht als reine Pflichtaufgabe. Wie wir auf den vorangegangenen Folien versucht haben, aufzuzeigen, stellen sie eigentlich eine Chance für ihre Organisation und ihre Mitarbeiter da? Also ja, natürlich müssen sie bestimmte Meldungen zum Beispiel machen. Sie müssen mit Behörden kommunizieren, für bestimmte Tätigkeiten, sie müssen sie müssen müssen ganz klar aber wenn sie einen entsprechenden Überblick haben über solche Sachen, dann können sie das auch auswerten können sehen wo haben wir besonders? Hohe hohen Aufwand zum Beispiel und Wo haben wir Verbesserungspotenzial? Anfangen sollten Sie dann aus unserer Sicht, damit eine umfassende, skalierbare Compliance Grundlage mit spezifischen Lösungen aufzubauen, die sich nicht nur miteinander, sondern eben auch mit ihrem Hcm System, wenn sie zum Beispiel schon eine Lösung wie zum Beispiel Stressfaktor oder Workday im Einsatz haben. Aber eben auch unbedingt Integration mit externen Regulierungsbehörden integrieren lassen. Der automatische Austausch von Zahlungs und Steuerinformationen mit Regulierungsbehörden kann eben Zeit, Arbeitsaufwand und Sorgen nicht zuletzt reduzieren. Mit integrierten Systemen können sie ihre Komplexität vereinfachen, manuelle Prozesse automatisieren einfach, weil die Systeme von alleine miteinander kommunizieren. Sie stellen die Transparenz sicher. Und sie erlangen Einblick in die verschiedenen Compliance Funktionen. Dann sollte natürlich noch umfangreiche Fachkenntnisse für ihre Technologie vorhanden sein, um eben dafür zu sorgen, dass ihre Compliance Bemühungen auf dem aktuellen Stand bleiben. Skalierbar sind und alle neuen Anforderungen bei geschäftlichen Veränderungen bewältigt werden können. Veränderungen können sein, Unternehmenswachstum eintritt in neue Märkte, flexiblere Arbeitspraktiken, neue Wettbewerber oder eben jeder andere Umstände. Die in ihrem konkreten Fall zutreffen. Wie kann ihn jetzt ah DP, wie können wir Ihnen helfen? Auch, weil weltweit ihr Unternehmen im Bereich HR Compliance zu schützen? Und wir arbeiten zum Beispiel eng mit Johannes hat es schon angesprochen. Regulierungsbehörden auf der ganzen Welt zusammen. Es gibt dafür spezielle Arbeitskreise, in denen wir vertreten sind. Hat auch angesprochen unsere automatisierten Schnittstellen ermöglichen es uns, Zahlungs und Steuerinformationen an diese Behörden zu senden und von ihnen auch zu empfangen. Ich habs verständlich kommunizieren wir nicht nur über die Technologie, sondern irgendwie gerade gesagt auch in Arbeitskreisen oder an anderen Stellen wir sprechen, mit denen Personen, die die Gesetze entwerfen, damit wir die und alle ihre Auswirkungen genau verstehen, um dann unseren Kunden erklären zu können. Für gängige HCM Systeme wie Success Factors, Oracle Workday haben wir bereits vorgefertigte Verbindungslösungen über diese Asia Connections, wie wir sie nennen, ist die Systemintegration möglich, die vorher bereits mehrfach angesprochen haben und geht für sie im HR Bereich natürlich dann auch ein großer Vorteil sein kann und auch zu der Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zum Beispiel beiträgt, wenn sie halt sich nur in allem System anmelden. Müssen dort Ihre Änderungen machen können, das aber dann entsprechend in das andere System zum Beispiel in die Pero, dann auch rein fließt oder aber das HSM System, sodass nicht mehrfacheingaben notwendig werden weder für HR mitarbeitender oder aber für die Mitarbeitenden generell in. Innerhalb der Anliegen haben wir eine Querschnittliche Compliance und Ethik Organisation hier kümmern sich circa 300 Experten aus verschiedenen Bereichen um das Thema Compliance, überwachen und verfolgen kontinuierlich Compliance Anforderungen auf der ganzen Welt. Dadurch sind wir in der Lage, unsere Kunden immer in Bezug auf erforderliche Maßnahmen zu unterstützen auch länderübergreifend. Sprachunterschiede sind dabei kein Hindernis wir denken mit unserem Expertenteam momentan 45 sprachen ab. Eines der präsentesten Ergebnisse unserer Arbeit ist die Zertifizierung mit den sogenannten BCASADP war das erste Unternehmen in der Branche, dass solche verbindlichen unternehmensinternen Richtlinien bestätigt bekamen, von den Zertifizierungsbehörden und entspricht damit dem höchsten Anforderungen der.eu DSGV oben. Da haben bis jetzt übrigens nur wenige andere Unternehmen nachgezogen und was heißt das? Ist also wirklich ein Alleinstellungsmerkmal von Aripi? Compliance liegt allen unseren Angeboten zugrunde sie können sich also darauf verlassen, dass ihre ATP Software alle lokalen und globalen Anforderungen einhält. Und wir waren schon immer ganz vorne mit dabei, was den Einsatz neuer Technologie anbelangt. Wir haben ja unsere eigene Abrechnungsplattform, die wir auch entwickeln und auch weiterentwickeln, geben jetzt der Anforderungen unserer Kunden. Wir haben zum Beispiel die erste Cloud basierte Lohn und Gehaltsabrechnung Lösung und die erste Klappe basiert HCM Lösungen angeboten. Und wie ich gerade schon gesagt hab, wir sind immer im Austausch mit unseren bestehenden Kunden, um einfach weiterentwickeln zu können. Ein Punkt dabei ist momentan ganz wichtig das maschinelle Lernen also, die der Einsatz von Technologie bei der tatsächlichen Abrechnungen. Zusammengefasst bei der Zusammenarbeit mit ADP kann sich ihre A Erteilung auf ihre Geschäftsstrategie und ihre Mitarbeitenden konzentrieren, anstatt sich mit aufwendigen Compliance Aufgaben beschäftigen zu müssen und wenn sie sich jetzt Gedanken machen bezüglich ihrer Unternehmensgröße. Ich hab gesehen, wir haben Teilnehmer aus verschiedenen großen Unternehmen heute dabei. Wir arbeiten mit Unternehmen aller Größenordnungen zusammen vom Start oder Grenzbetrieb bis hinzu Global aufgestellten Konzernen. Unsere Lösungen für die Entgeltabrechnung und für HR sind skalierbar, das heißt, sollten sie wachsen, oder neue Länder Niederlassungen dazu bekommen zum Beispiel können Sie angebunden werden. Und durch die verschiedenen Servicelevel, die wir anbieten, können sie passend zu ihrem Bedarf auswählen und nur teilweise oder eben komplett anders auslagern. So und damit sind wir jetzt bei dem Teil, wo wir gerne. Ihre Fragen beantworten möchten von daher bitte ich Sie jetzt das Feld zu nutzen, das dafür. Zur Verfügung steht, was Sie sehen. Und ich seh grad die erste Frage ist die nach der Integration in success Factors ja, das machen wir. Wir haben einen Connector dafür, ich sehe hier auch Ihre Kontaktdaten. Ich würde das einfach weitergeben, an den richtigen Ansprechpartner, damit er sich mit ihnen dann nochmal direkt in Verbindung setzen kann und sie dann nochmal im Detail drüber sprechen können. Johannes eine andere Frage, die ich sehe. Welche Risiken bestehen, wenn die Entgeltabrechnungen nicht völlig gesetzeskonform ist? Weiß nicht, ob du noch auf Mute bist eventuell. Johannes. Gut, dann machen wir weiter. Ich habe hier noch eine andere Frage, die lautet wie kann dann ein Anbieter via DP Daten schützen? Und ich hatte ja die BCA gerade schon erwähnt, dazu haben wir auch die, die wir Global Security Organisation Ländern, die dafür sorgt, dass die Datensicherheit in allen relevanten Industriestandards entspricht. Physikalisch sind das unsere beiden Rechenzentren in Europa. Die Systemarchitektur ist gutes Beispiel hier das war vor J auch. Wir haben Anwendungen im Einsatz, die diese Java Komponente nutzen, aber durch die verschiedenen Security Layer, die wir im Einsatz haben, konnte die Lücke bei uns nicht ausgenutzt werden. Trotzdem haben wir natürlich immer zum frühesten möglichen Zeitpunkt die jeweiligen Updates eingespielt und da einfach auch eine Sicherheit zu haben. Jetzt hab ich dich zwischendurch wieder gesehen Johannes bitte probier doch nochmal ob der Ton auch wieder funktioniert? Kann ich leider nicht hören. Ein letzter Versuch. Ich habe ansonsten aber auch momentan keine weiteren Fragen von ihnen als Teilnehmern, von daher würde ich dann einfach an dieser Stelle das Webinar beenden. Nochmal der kurze Hinweis auf die Ressourcenliste wie ich hatte ihnen mehrere Unterlagen noch da hinterlegt, die sich gerne unter lernen können, zum Beispiel unsere aktuelle Compliance Broschüre, wo sie auch nochmal ein bisschen was nachlesen können. Ich bedanke mich ganz herzlich bei dir, Johannes, wenn du mich noch hören kannst, bitte entschuldigen Sie diese technische Störung jetzt am Ende des Webinars? Wenn Sie Lust haben, mal unverbindlich mit uns zu sprechen, über die Situation in ihrem Unternehmen oder was wir für sie tun können nicht im Moment jetzt um die Compliance an solches geht, sondern generell dann melden Sie sich gerne bei mir. Sie sehen hier auf der Folie meine Kontaktdaten, schreiben Sie mich, anklingeln Sie kurz durch wann krieg ich Sie in Kontakt mit den richtigen Ansprechpartnern? Und dann bedanke ich mich bei dir, Johannes Ich bedanke mich aber vor allem bei ihnen für Ihre heutige Teilnahme, hoffe es hat Ihnen Spaß gemacht und es war interessant für Sie, zuzuhören und ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag und wenn sie mögen, bis ganz bald. Machen Sie es gut? _1670313455824
 

Die Verwaltung von Payroll- und HR-Aufgaben ist eine komplexe Aufgabe - für lokal operierende genauso wie für global aufgestellte Unternehmen. Die Einhaltung der Compliance erfordert weitaus mehr als die richtigen Systeme. Der Umfang lokaler und globaler Richtlinien und der gesetzlichen Vorgaben und die damit verbundenen hohen Compliance-Anforderungen führen nicht selten zu überarbeiteten Teams. Unerwartete Änderungen können sich auf Ihre Compliance und Ihre Geschäftskontinuität auswirken.

Was wäre, wenn Sie Ihre Herausforderungen in puncto Compliance zu Chancen machen könnten …

Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars an, in dem wir mit Johannes Schwarzer, Manager Compliance bei ADP, darüber gesprochen haben, 

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